La situación actual en nuestro país ha abocado a que la gran mayoría de empresas tome medidas para frenar el avance de la COVID-19. De todas ellas, el teletrabajo ha sido la que más ha cambiado la forma de relacionarse en la empresa. La escasa afluencia de trabajadores en los centros de trabajo ha hecho que se pierda el rápido flujo de información que existía entre empleador y trabajadores, por lo que Whatsapp, la conocida aplicación de mensajería instantánea, se instituye como la alternativa más viable para suplirla.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha declarado en su reciente Resolución nºR/00026/2021 que cuando los empleados trabajen fuera de la sede laboral, empresario y trabajador deberán ponerse de acuerdo para establecer el medio de comunicación más ágil, eficaz y operativo para las comunicaciones cotidianas e inmediatas en el ámbito laboral.

En dicha resolución una trabajadora remitía a su empresa, mediante el sindicato al que estaba afiliada (Sindicato Nacional de Trabajadores) un comunicado por el que pedía que se eliminase de la información de la empresa tanto su número de teléfono como su correo electrónico y que las comunicaciones solo las realizara la empresa vía postal.

Por su parte, la empresa alegaba que la utilización del teléfono o de aplicaciones de mensajería instantánea, Whatsapp en este caso, era la manera más eficaz y rápida para las comunicaciones del día a día que se precisan en un ambiente laboral. Como pueden ser, por ejemplo, un retraso de última hora, un accidente o incluso un cambio en el protocolo frente a la COVID-19.

A pesar de ello, la AEPD advierte que la reclamante basó su reclamación en el derecho de supresión conforme a los artículos 12 y 17 del Reglamento General de Protección de Datos y que la empresa debió responder a la petición de manera expresa, siendo obligatorio este último término. “La solicitud de supresión de los datos personales que se formule obliga al responsable que se trate a dar respuesta expresa, en todo caso, empleando para ello cualquier medio que justifique la recepción de la contestación”

“Los métodos de comunicación son cambiantes y las empresas buscan y utilizan herramientas de organización y planificación sencillas, fluidas, ágiles, eficaces y económicas, con las ventajas que supone para establecer de comunicación con sus empleados, permitiendo un correcto y eficiente funcionamiento de la empresa”, anuncia el fundamento de derecho Sexto de la reciente resolución.

La AEPD aconseja en todo caso que tanto empleado como empresario deben ponerse de acuerdo en la manera en que deben producirse las comunicaciones, utilizar el móvil o el correo electrónico se hacen imprescindibles para los trabajadores que realizan sus funciones fuera del centro de trabajo. Limitarlo todo a la vía postal, con la cambiante actividad de una empresa, no sería adecuado para la productividad.

La pandemia y su efecto negativo en las relaciones interpersonales están dificultando la capacidad de adaptación de la mayor parte del sector empresarial, y deviene necesario un compromiso real y serio por parte de todos los agentes intervinientes en el tejido productivo. Este compromiso se acentúa con la circunstancia excepcional del teletrabajo, donde unas comunicaciones instantáneas y rápidas permitirán a la empresa conseguir sus objetivos.